# 深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议

回顾七年 Notion 使用经历，并总结长期实践后的经验、技巧与选择建议。

Canonical: https://21notion.com/blog/notion-7-year-reflection
Source: https://21notion.com/blog/notion-7-year-reflection
Published: 2025-09-01
Updated: 2025-09-01
Category: 思考复盘
Tags: 笔记实操技巧, notion, 模板

两年前我写下这篇《[Notion 10 年发展史](https://www.21notion.com/zh/blog/notion-10-year-history)》，试图为这个工具做一番总结，但今日再看已经略显尴尬，洋洋洒洒万字有余，但可能无法概括 Notion 今天能力上限的十分之一。这两年里，中文模式顺利上线，数据库全面增强，AI 能力进一步渗透，Agent 模式正在铺开，连[离线模式](https://www.21notion.com/zh/blog/notion-offline-mode-review-2025)都已经正式到来。

作为一名七年老用户，我见证了 Notion 从一个小众工具成长为如今生产力巨头的全过程，实在颇有感慨。因此今天我想和你分享，为何在做了这么多期[笔记软件测评](https://eryinote.com/note-taking-apps-reviews)后，Notion 会成为我最高频使用的笔记类工具，我都有哪些心得体会？

另外本文除了会分享我的 Notion 经验，还将是一次 Notion 付费模板的设计思路介绍。

模板购买链接 ⬇️

## 为什么选择 Notion

### 自由设计流程的权利

一切可以在后台静默生产的自动化流程，对我来说都有无穷的吸引力。

我喜欢看工厂的罐装流水线，喜欢在戴森球游戏里折腾万糖自动化，喜欢视频长尾流量所能带来的睡后增长，虽然不多，但也算有。很多时候只要做好必要的流程铺垫，你只需开动机器耐心运转，收获自会到来，这种感觉非常美妙。

而 Notion 在**思考、创作与管理维度**，也可以成为这样的自动化流程组装机器，并且所有功能开箱即用，你不需要折腾任何第三方工具，不必担心几年之后它将失去插件作者的维护。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图1](https://media.21makes.com/legacy/08/08ff70de33c324972cbfcdde3289482a7fd816e63206939082104dfe62073430.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图1")

基于 Notion 功能块的同步特性、数据库分身视图的智能筛选、自动化模块的流程组装，以及函数字段的自动计算，我可以在 Notion 里搭建出形态极其丰富的自动化工作流，这让它远远超出了寻常笔记软件所能定义的范畴。

严格来讲，**Notion 并非是笔记软件，它其实是一个可以用来创造工具的工具。**

只要你的交互对象是文本、音像或者数据，那么 Notion 就有充分的能力去创造、去模拟出与之匹配的流程、工具，或者说 App。它以一种相当简洁明快的方式，把自由设计流程的权利交给了我：创建区块、拖动组装，完成设计。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图2](https://media.21makes.com/legacy/16/16e2990f7389d38145c5570b356b127dbbc5a34b88bda1368a0e19a759d6d012.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图2")

如果你还具备一点折腾和研究的能力，Notion 基于关联关系（Relation）和函数字段，也可以设计出花样繁多的个性化报表，并且函数字段无需订阅付费方案，**免费用户也可以无限制使用**。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图3](https://media.21makes.com/legacy/63/63f707c95a706f088f4a22cd77e624a38f1f93fc1e14144ba26b4efc1c72d632.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图3")

当然，Notion 作为云端产品的最大问题就是，在离线模式到来前，**一切功能都依托于网络**。

你必须在意的是，把自己的「工厂」搭建在别人家里，可靠性从何而来？如果因为「堵车」有可能连自己的家都回不了，那么何必自找苦吃？

所以我的观点是，**所有的选择都是在权衡利弊**。至少在 Notion 进入中国之前，它的访问速度因人而异。我既无法说服你，也无法说服自己 Notion 是绝不可能会丢失数据的云端工具，但我愿意相信 Notion 作为百亿美元估值、并且仍在飞速增长的企业，它的安全冗余足以抵消我对数据安全的顾虑。

### 透视带来安全感

如果你和我一样对「整齐」有着无法抗拒的偏好，对「混乱」存在恐惧，如果外部世界对你来说是不可预测的，任务会突然涌现，灵感会转瞬即逝，计划会被随时打乱，如果这种不确定性是你焦虑的根源，那么在 Notion 的数据库里，**一切都可以被规整、被计划，被量化**，这对我来说是一种莫大慰藉。

因为视图即透视，透视才能从一片混乱中找到重点。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图4](https://media.21makes.com/legacy/3f/3ff63abeeed286593f11c9a276991e0c9a1d1eb7051694d71128e6d7359eca02.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图4")

Obsidian 或者 Logseq 的确是绝佳的思考工具，但它们更多是通过「文本 + 超链接」的方式来让信息流动，在二维的平面上，从中心向四周辐射。因此对我来说它们的问题是缺少便捷的透视能力，要用很曲折的方式才能勉强接近类似 Notion 数据库**智能视图**的效果。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图5](https://media.21makes.com/legacy/43/436dba13a30df4ebc1e971f12078adcc2560f4bb31d99a06411a91324de8f37d.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图5")

这两个双链笔记工具可以帮你绘制一张「地铁线路图」，每一个站点都是清晰的，站点之间的连接也是明确的；Notion 则可以帮你构建一个「城市交通实时监控系统」，它拥有无数个可以便捷调度的**监控探头**，即数据库视图。

你可以实现：

-   只看今天 1 号线上，状态为拥挤的站点
-   按客流量给所有换乘站进行排序
-   当客流量超过阈值，自动弹窗预警

这种从不同维度、不同条件，对同一组数据进行**筛选、透视、切片以及自动化响应**的能力，是 Notion 的杀手锏，也是这么多年来让我觉得它无可替代的重要原因之一。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图6](https://media.21makes.com/legacy/9f/9f83330d8a82c25af03a73eb343482c4cd59656bc8831ae5b7abef9c9dab45e5.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图6")

但飞书多维表格一样能打标签、一样能过滤、筛选、透视，它和 Notion 有什么不同？

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图7](https://media.21makes.com/legacy/12/1222f7db76f09dd711c22f16f0cb749654f25925b41957dce3aa6da53198625b.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图7")

**多维表格的本质还是表格**，它只能对单元格所在的行和列进行组织和透视，无法实现类似「点击单元格打开页面」的需求。而 Notion 的功能（区块）容器是页面，数据库是对页面的立体组织和透视。

打个比方，Notion 的数据库就像一个多层书柜，每个抽屉都存放着独立的页面（Page），而每个页面内又可以嵌套新的书柜（Database），形成无限递归的信息结构。因此飞书多维表格与 Notion 数据库在使用体验上是完全不同的两个产品。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图8](https://media.21makes.com/legacy/a0/a0ec95fc7735b857388b66acd9c6713b55bed82b32969165af211f5d0f7a1036.gif "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图8")

## 我的 Notion 心得

我越来越觉得，在「差生文具多」这句话所能扫射到的某一类人群中，包括我在内，我们追求的「效率」有时候是一种副产品。我难以容忍信息是孤立的、反馈是滞后的、流程是割裂的、生态是隔离的，因此我追求的更多是**统一的秩序所能带来的安全感**，而效率上的提升则是达到身心和谐后所能带来的奖励。

基于此，我将把自己七年的使用经验，与我从自己的 [Notion 课程](https://sspai.com/series/303/list) 上千条读者问答中观察到的用户痛点结合起来，提炼出总计九条心得感悟，这些感悟也是我设计 FLO.W 模板的核心准则，希望这套模板能够帮助你建立一个稳定、可靠且不内耗的思考、行动与管理框架。

### 三个长期策略

在大量的观察中，我发现很多人用 Notion 时会陷入相似的陷阱，要么过度追求复杂的系统设计，要么被琐碎的细节所困扰。因此我总结了使用 Notion 的三个长期策略，可以尽量减少 Notion 后期很容易出现的系统混乱问题。

**一、做建筑师，不做室内设计**

建筑师主要关注的是地基稳不稳、承重结构牢不牢、框架动线合不合理，而室内设计师则需要更多关注细节体验、选色选材、设计光影，Notion 新手很容易代入到后者的角色中。

那个时候我也会沉迷于更换图标、寻找精美封面、研究配色、调试第三方小组件，试图把 Notion 装点成一个精致的小屋。然而正是这些所谓的「**情绪价值**」在持续不断地侵蚀我的注意力，所有的元素都在告诉我：「看，这里多漂亮」，而不是「来，请开始工作」。

因此在我的 FLO.W 模板设计中，我不需要在笔记里显示天气或者人生倒计时，不需要放滚动的相册或者五彩缤纷的时钟，我更需要的是清晰的结构和流畅的体验上，而不是占用心智带宽的装饰品。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图9](https://media.21makes.com/legacy/0b/0b6160972e84ce2da73a1f531f79673706f561f1455b8b78fb74fc28299baa44.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图9")

**二、建小房子，不盖摩天大楼**

Notion 数据库和页面的无限纵深，很容易诱使我们往一个页面里塞进太多东西。

我曾为此沾沾自喜，以为把所有数据库都放在一个页面里，滚动鼠标时那种深不见底的感觉就是「强大」的证明。但这是一种错觉，臃肿的单页只会带来无尽的滚动和视觉负担。例如下图就是很久以前，我用 Notion 构建的「一页」系统。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图10](https://media.21makes.com/legacy/ca/ca18dc7ce28a4594939f9a7d8f9f28a3b934e96c02acb919184cde19dee96e11.gif "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图10")

现在我更推崇「联排别墅」式的布局，让每个核心功能模块（任务、项目、笔记等）都有自己独立的一页。这样即使在笔记本屏幕上显示，**鼠标也只需要滚动一到两次**，就可以完整查看当前模块的所有内容。

同时利用 Notion 的同步块功能，我在模板内部构建起了四通八达的**顶部导航栏**。我可以非常自信地说， 这是一种比侧边目录更高效的导航方式。你可以访问我的[模板主页](https://leon21.notion.site/FLO-W-2260e68aa046807bb77cfdf37e83f766?source=copy_link)，实际体验一下导航栏的跳转效果。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图11](https://media.21makes.com/legacy/e4/e48b77102e58dde082a5d1dd52c22dfccfdfca42551f8954fff4469fc80cb12b.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图11")

**三、拥抱杂物间，接受不完美**

也许你刚刚放弃了某款笔记软件，带着不过是从头再来的决心看向 Notion，希望这一次能够建立一个足够完美、永远不会被抛弃的笔记系统。

但事实上，没有哪个系统能够永远完美，越是精密就越是容易失去稳定，因此不论是电子笔记库还是你的真实办公桌面，不必苛求每个地方都整齐有序，允许一定程度的混乱存在是有必要的，因为熵增是一种必然。

因此你可以适当创建一些用于收纳杂物的 Inbox 页面

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图12](https://media.21makes.com/legacy/17/17d33b592ec5fd117b52497293fadd84edbdaca0b2fdd59ee9b7d8d6f2fd6d25.gif "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图12")

或者给自己的数据库创建类似 `Inbox`、`收集`之类的标签，这样能给很多突然的想法一些缓冲的余地

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图13](https://media.21makes.com/legacy/cc/cccd1c4162376b655cc650a1bb38a9f96606ae33cfa4c984c2eba33dc57b37de.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图13")

一个好的系统，应该能适当地容纳你的混乱，而不是要求你时刻保持完美。最重要的是，Notion 现在的**中文搜索效果其实已经有了长足的进步**，大多数时候我都能直接搜到自己想要的笔记，所以你不必过于担心记的笔记找不到了。

### 三个承重基座

如果把 Notion 系统比作搭建一座大厦，那么「承重墙」就是那些一旦移除，整个系统就会坍塌的核心原则。我在 FLO.W 模板中设计了三个这样的承重基座，它可以让一个 Notion 系统长期、稳定、且不那么令人痛苦地运行下去。

**一、克制的层级数量**

页面和数据库的层层嵌套是 Notion 的魅力所在，但你也很容易因此迷失在层峦叠嶂的页面跳转中。大脑毕竟不是电脑，太深的路径会带来「我在哪」的导航焦虑。只有位置固定、层级够浅，才能够实现**快速输入或者快速定位**。

为了实现「减少跳转次数」的目标，，我在 FLO.W 系统中只设计了**三个层级**，从「主页」到任意「细分功能模块」只需要点击两次即可到达。并且你可以通过顶部导航栏，在任意页面点击一次就能回到主页。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图14](https://media.21makes.com/legacy/f3/f3953b3cbc3196860be8861981547b4f1f13f3e600969dbc26da08c1430cdf1d.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图14")

这种克制的层级设计，最终目的是为了能够构建一个高效的「**信息过滤器**」。

一个好的系统，不应该把所有信息都平均地铺在你面前，它必须能在正确的时间，以正确的形式，为你呈现恰到好处的信息量——既不能太多让你不知所措，也不能太少让你无法决策。而合理的层级结构，就是实现这种过滤的最核心手段。通过对信息进行分层，来定义不同层级的优先级和可见性。

因此当你开始构建自己的 Notion 系统时，我建议你优先思考的，不是「我有多少信息要放」，而是「我在什么时候，需要看到哪些信息」。

基于这种思考，FLO.W 系统的三层结构，实际上就是一套逐级递进的信息过滤系统，希望能给你一些参考。

**第一层主页，高优先级过滤器**

这一层存在的目的，是让 Notion 能够自动筛选出**今天你最需要关注的几件事**，以此帮你过滤掉 90% 的次要信息。

首先你可以选定几个你最常访问的数据库，例如任务数据库、笔记数据库，然后在主页创建镜像视图，再添加筛选条件，过滤出你每天早上最需要重点关注几项信息，例如「今日任务」或者「本周笔记」等。

主页设计最好要足够简洁，不要堆砌太多的功能模块，否则只会扰乱你的注意力，并且会延长每次打开的加载时间。你可以 [点我](https://leon21.notion.site/?source=copy_link) 访问我的公开主页，实际体验一下这第一层的主页效果。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图15](https://media.21makes.com/legacy/b7/b796fa1ba7612b90e9c8972e9a8cb22bceb86ada5a9156f4b0f1db6c5776fe9b.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图15")

**第二层核心模块，场景过滤器**

当你从主页进入任何二级模块，比如【任务管理】，你就启动了第二层过滤。

我把 80% 的使用场景，都固化在了这第二层，确保能在两次点击内完成绝大多数的日常操作。建议你观察自己一周内最常重复的操作，然后提前设置好数据库视图筛选，这样就可以极大程度提高每天的工作效率。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图16](https://media.21makes.com/legacy/bd/bd20c54a04afd7a05c62ccc1f736e7bfb4a1c62e3d3d7ada1b5c46c0bb390d96.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图16")

**第三层细分功能，个性化过滤器**

这一层是为那 20% 的**更具体、更细分**的需求准备的。当你需要查看「所有已完成但未复盘的任务」或者「某个特定项目的逾期任务」时，你可以进入到这第三层中。

这里的视图，是基于第二层常用功能的进一步筛选和深化。你可以在这里预设**更复杂、更低频**的查询需求，同时又不会因为把所有功能都堆在表面，而干扰到你日常高频的操作。将低频但高价值的分析视图放在这里，需要时才调用。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图17](https://media.21makes.com/legacy/6e/6e6dec8ecf61332fbf80db9cafc3230bcedb0c25ad0370ec6b53287c830627d6.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图17")

从「今天最重要的」到「这个场景最常用的」，再到「我此刻最想看的」，这套逐级过滤的体系，可以确保了你在任何时候，都只与你当下需要的信息打交道。只要提前设置好过滤条件，就不需要在几十个视图中寻找你想要的那条信息。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图18](https://media.21makes.com/legacy/62/62f7441837f58c6a5bf201e5cbb818092b7794da98979876c569eef78f6b3104.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图18")

**二、有限的元信息类型**

在我作为新手刚开始构建 Notion 工作流时，我曾陷入一种「炫技」的误区，认为数据库越多就能覆盖越多的场景，然而事实证明，**数据库的数量不是系统的优点，而是维护的负担**。每增加一个数据库，就意味着多一套需要你理解和维护的字段规则，你的需求管理就会变成管理数据库本身。

因此目标就变成了，如何用尽可能少的数据库去适应尽可能多的场景？

我认为 Tiago Forte 的 PARA 方法论中关于领域（Area） 和项目（Project） 的理念非常值得学习，但在长期的实践中我发现，「资源 Resources」的定义存在模糊，而「归档 Archives」则是一种状态而非信息类型。

因此在 FLO.W 系统里，我设置了四种我认为最重要的元信息类型，它们分别是：

-   **任务**：驱动行动的最小单位，是具体执行的一个动作或一件事
-   **项目**：为了达成一个特定目标而发起的一系列「任务」的合集
-   **领域**：由一系列「项目」驱动，需长期深耕的人生目标或愿望
-   **笔记**：支撑任务、项目或者领域运转的可复用、可流转的信息

更简练一点的说法：任务 = 动作；项目 = 目标；领域 = 方向；笔记 = 弹药。

四种元笔记就只需要四个核心数据库，我可以将它们集中存放在一个页面之中，首先就解决了数据库创建得过于随意，以至于后期难以查找和维护的问题。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图19](https://media.21makes.com/legacy/65/651687ba8b9369af4c0663b0321704f20bbdbeb9b8cd83b011b0dc00b409da71.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图19")

接下来，其他所有的细分需求都可以从这四个数据库中「长」出来，比如「会议纪要」、「灵感闪念」，都只是这四个元数据库加上特定筛选条件的「视图」而已。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图20](https://media.21makes.com/legacy/1b/1b95c36c605ca6bd1de24c679912ce265341c9ea629e5783b56fe9b98353d152.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图20")

因此下一次在你产生「这需要一个新的数据库来装」的念头时，不妨思考一下，这条信息的本质是什么？它属于哪一类元信息？有没有现成的数据库可以容纳它？如果只需要增加一个「选择」字段的选项就可以实现，那么就不要再创建一个新的数据库。

**三、有方向感的信息关联**

截至目前各个模块之间的关联只体现在了顶部导航栏的联通上，它们现在还是一个个相对独立的数据仓库，你需要打开那一扇门，走进去，才能看到里面都放了些什么。

但如果只有如此，则不足以体现 FLO.W 模板的「流动」之名。我追求的是不仅仅是页面之间点对点的简单连接，而是一种带有上下文、有方向感、能传递更多背景信息的关联方式。

它的实现方式其实也很简单粗暴，就是用数据库的 Relation 关联字段。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图21](https://media.21makes.com/legacy/fc/fc127ab832eb2360ec0c946470ba95a0574fd36e1b3bf1f28cb9b1abcf072dec.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图21")

一般的双链笔记就像城市中的无数条小路，虽然四通八达，但缺乏路牌的指引，面对众多出口时仍会迷失方向。链接虽多，却缺乏方向感。

而在 FLO.W 系统中，因为我已经定义了四种元笔记，那么不同的元笔记之间的**关联就会自动带有默认的角色和意图**，可以是一种任务委派，也可以是一种资源调用。

例如：

-   任务关联项目，搞清这件小事朝向的是哪更大的目标
-   项目关联领域，确保短期的努力能够推动长期的发展
-   笔记关联领域，把可复用的经验存进自己的能力仓库
-   任务关联笔记，给马上要做的事情更多背景信息参考

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图22](https://media.21makes.com/legacy/8b/8bed598ec94549c85ccddd5526405736b00ba45962626c93f39c6498eb122837.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图22")

基于关联关系还可以实现更多的高级自动化流程，例如：

-   完成任务，项目进度自动更新
-   关联笔记，自动出现对应任务页面中
-   添加课程，自动创建学习项目
-   剪藏文章，自动归档到对应页面

这让信息不再是漫无目的地漂流，而是像一个带着明确目标的信使，通过关联奔赴指定目的地。当你从笔记到任务，从任务到项目，再从项目链接到领域，你就可以构建一条清晰的信息流动路径，帮助你在日常工作中保持对大局的把握。

虽然在 Notion 数据库内创建这样的关联关系并不难，但我的建议是，首先你的数据库的数量要足够精简，其次你对每个数据库的职能定义要足够精准， 只有这样它们在相互关联的时候，各自的**角色才不会混淆，隐含的上下文信息才会足够具体**。

并且在搭建初期一定不要同时创建过多的 Relation，要足够克制，否则后期对 Relation 的维护也会是一个很大的问题。

### 三个关键动作

如果说「长期策略」是心态，「承重基座」是骨架，那么接下来这三个「关键动作」，就是让这套系统能够正确运转的「肌肉发力点」。它们是我在实践中打磨出的，能有效对抗拖延、避免混乱的日常习惯。

**一、别多想，先记下来**

曾经我一直觉得，Notion 并不是一个适合用来实现快速记录、捕捉灵感的工具，首先它太重了，其次它不够快，最大的问题是它太「空旷」了。因此，以下这些问题或许也曾经困扰过你：

-   层级太深，等打开 App、思考并找到数据库，那点火花已经熄灭了
-   页面太空，担心零星几句的表达是不是不适合放在 Notion 里面？
-   功能太重，用起来麻烦，但不用数据库是不是等于白用 Notion 了？

为了解决这三个问题，我想让 Notion 的捕捉体验可以尽量地接近 flomo。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图23](https://media.21makes.com/legacy/dd/dd3b84c800330464c2e75e12a5072a17917de8760c94da5e37d9790cf3d454c6.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图23")

我的观点是，flomo 最重要的设计不是标签或者其他，而是以下三个：

1.  没有分页的概念，输入窗口唯一，简化记录动作
2.  有时间戳，保留最小限度的查找线索，提供必要的安全感
3.  不能写标题，不让你动用额外的脑力去总结当前信息

所以我们可以用这样的思路，在 Notion 中创建这样的一个速记数据库：

1.  用标题（Title）字段来充当时间戳，不写标题
2.  用文本（Text）字段来作为输入框，不用排版
3.  用按钮（Button）来激活快速输入，固定动作

而且这个速记的 **Button 复制后可以放在任意位置**，你就可以在任意地方激活速记流程。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图24](https://media.21makes.com/legacy/0e/0e07737cd88d9b8ab3fe8f1b92707367a24b6ef14e900aae1e569d8ff87c8f3d.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图24")

同时我还在 FLO.W 系统中设计了一个 iPhone 快捷指令，激活这个指令之后，就可以在手机上用语音记录灵感。语音转录的文字会通过**硅基流动的任意 AI 模型**（如 DeepSeek）来添加标点符号、最简化修改识别错误，然后再自动存储到这个速记数据库中，并打上「**语音笔记**」的标签。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图25](https://media.21makes.com/legacy/36/365c6b0293c6c0dd2be9c06ffea1ebfaaea63b80bba86472810835012830b179.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图25")

然后你就可以构建这样一个快速捕捉灵感或想法的速记页面了

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图26](https://media.21makes.com/legacy/b8/b8f5fc17eee8781283ade3bc94b902427ccda035858f4d97eeacc11287166e04.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图26")

速记结束后，还可以设置一个定期清理的流程，例如可以用**数据库按钮**将这条速记内容快速流转到「任务」或者「笔记」数据库中

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图27](https://media.21makes.com/legacy/53/53d6c8ef6b73c6ab7ee337fe5960d68215eeaee1b0112ab20f6773853a023ce5.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图27")

**二、将下一步动作具体化**

我们之所以会对一个任务感到畏惧或拖延，通常不是因为它真的有多难，而是因为它在我们的脑海里是模糊的，不够具体的。以写完本篇文章为例，这就是一个典型的很容易让人畏惧的任务。

因为我可以先构思标题、可以先写大纲搭建内容框架，当然也可以先整理资料、总结所有核心要点。其实单看每一件事的难度并不至于让人无法执行下去，但这种 「A 或许可以」、「 B 好像也行」的多重选择在我看来才是拖延症的头号原因，因为这样一来你看到的不是「两条可选的路线」，而是两条路线「可能存在的问题的叠加」。

因此我认为第二个关键发力点就是，要刻意练习为所有任务事项提取出一个清晰、具体、立刻就可以执行的小动作，哪怕只是「翻开书本」。

在我的「任务数据库」中，这样一个字段叫做「下一步做什么」

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图28](https://media.21makes.com/legacy/6c/6c300f0749d08f7552dfbc10e48f727a856245bb347a4149e6d5468ab8c8cb8c.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图28")

在我的「项目数据库」中这个字段叫做「备注」，我可以在这里记录这个项目要做什么、为什么做，大概可以怎么做

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图29](https://media.21makes.com/legacy/61/61449b8ec30ef32e53edb0e27daf6ad25061e034bd9a3666e299d4e2b35556e9.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图29")

在我的「剪藏数据库」中，这个字段叫做「为什么收藏」，这样可以让自己下次再看到这一条剪藏时，能够有目的性地去阅读和浏览，更快地回想起自己当初收藏这条信息时究竟想实现什么目标。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图30](https://media.21makes.com/legacy/fa/faa9f91ed46df2042102c8ac4e2ebb60d97682ca483f0eacec5bf88c0b8920ea.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图30")

这些字段的设计要尽可能降低下一次再见到这条笔记时的处理门槛，它不能是「继续推进」这样的模糊表述，而必须是能直接执行的具体动作。这样可以让我们立即开始工作，而不是在思考从哪里入手上浪费宝贵的时间和精力。

当你习惯于为每个任务定义一个清晰具体的第一步动作，你会发现拖延症变得不那么严重了，因为你总是知道第一步该做什么。**只要开始行动，行动就会有惯性**，它会推着你一步步将所有事情做完。

**三、围绕行动去组织信息**

在经历过印象笔记的混沌剪藏时代后，大多数人都有一种根深蒂固的「归档」本能，我们总是希望为一条笔记找到一个可供归类的主题，这个过程会带来短暂的整洁和安心，看着不断增长的文件夹和标签数，更是能获得一种虚假的成就感。

我们安慰自己，这些乱七八糟的东西总有一天会用得上的，然而那个「总有一天」很少到来。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图31](https://media.21makes.com/legacy/38/385d60438b8c83fe105f1d92f27aefcb609275415593f265616e7bec1b87f70a.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图31")

当一个真正的挑战，比如「写一份季度营销方案」这个任务摆在眼前时，我们开始在无数个文件夹里翻找，不断地搜索各种关键词，在开始创作前，我们宝贵的意志力已经被消耗殆尽。

这里最大的问题不在于分类的主题无法穷尽，而是**我们把分类当成了目的**，这样一个静态的系统自然无法应对流动的、动态的生活和工作。所以我们应当转变思路，**围绕行动去组织信息。**

首先在 FLO.W 的「笔记数据库」中，我为笔记分配了六种角色，它们分别是：

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图32](https://media.21makes.com/legacy/72/72230e36122102017aace1f386f17db42e5ac0a1ad2d60fbdc1de6cfea407226.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图32")

在这里我不以信息的主题作分类，而是以它的「职能」来定义，即这些笔记能如何使用。

例如，「疑问」需要被回答，「流程」意味着可以被沿用，「日志」意味着经历可以被回溯。我将笔记的分类范围缩窄，这样当一则笔记产生时我只需要从这六种职能中去做选择，只需要思考它现在要解决的是什么类型的问题，以及它未来有可能会被如何使用即可。

这样一来就完成了笔记的**第一层分类**，相当于为你的 Notion 系统配备了运营、策划、后勤、人事、顾问等角色。下一步就是把这些职能不同的专家，分配到他们能够发挥作用的地方。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图33](https://media.21makes.com/legacy/e7/e7ee34d323923252ff9213b7197f15a6ec8242e9cfeee6d4ec8e2e1a1d6f2dd3.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图33")

FLO.W 系统的最顶层设计是领域（Area），每个领域都是为了推动、促进某个人生目标的实现。有了明确的目标后，还需要合适的「人」或者「技能」来执行，**每一则笔记就相当于一位具备特定技能的专家。**

所以下一步我会将笔记关联到它所能应用到的领域上

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图34](https://media.21makes.com/legacy/89/89507b9c188507e60deb1c5645331ee00deeb08789af15b2dc691661d3f9bde4.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图34")

然后我就可以在那个领域中，看到领域之下都有哪些笔记可以用

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图35](https://media.21makes.com/legacy/22/2267fe94f43278e70839785d43dbc3d6e94d9e16ca0e3f3d572b2e0ec8c99499.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图35")

基于 Notion 的数据库特性，我们还可以对 Relation 这个字段进行分组，也就是说我们可以从「关联领域」这个维度对「所有笔记」进行透视。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图36](https://media.21makes.com/legacy/19/197cab5c0a4a542d64576011e3273814faab489a22f17a116e30dd31f460836a.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图36")

同样地，笔记也可以关联到特定的「任务」或者「项目」上，这时「任务」或「项目」便成为笔记的另一种**分类标签**。

这种基于关联关系的分类方法有一个显著优势：当我需要给笔记打标签时，不仅可以从现有的「笔记职能类型」中选择合适标签，更重要的是，由于系统已经用「任务」、「项目」和「领域」这三个维度对标签进行了**预先分类**，提供了充分且准确的上下文背景，因此我的标签选择过程可以快速且精准

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图37](https://media.21makes.com/legacy/f3/f39440f7b1d73043f0b82c8e261ed067bfdef39043074463bfcbb217affa8631.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图37")

传统的标签系统非常考验你的抽象归纳能力，面对一篇笔记你可能需要在几十、近百个标签库中思考，这篇文章属于哪一个主题？并且不同类型的标签还会杂糅在一起，有的是任务标签，有的是主题标签，这个搜索和查找的过程会非常发散和缓慢，容易让人陷入选择困难症的境地。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图38](https://media.21makes.com/legacy/de/de78087230171d41b4c621b7e73c65d535a359c9f2e7c6d17af8dba262125398.gif "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图38")

而现在，当我写完一篇笔记，我考虑的是更具体的关系：

-   这篇笔记能解决哪个项目的问题？
-   这篇笔记能用来指导哪个任务的执行？
-   这篇笔记能放在哪个我长期关注的领域？

于是思考的范围就被收窄，我不需要面对无穷的标签宇宙，只需要在我当前正在关注的、正在执行的、有限的任务、项目或者领域中去做出选择即可。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图39](https://media.21makes.com/legacy/f0/f0c623ff9987f939c7158e271342156f559ebf3cab49c26d5734bb907fbc13a1.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图39")

这样一来我们就实现了「**围绕行动去组织信息**」这一目的，因为行动总是发生在具体场景中，这种场景化的记忆往往更加深刻。有了模糊的场景线索，就能通过「项目关联」或「领域分类」快速定位到这篇笔记，而无需在成百上千的笔记中漫无目的地查找。

## 关于 Notion 模板

很多时候我的大脑就像一座拥挤的火车站，太多想法与任务如同没有时刻表的列车，随时涌入又离去。Notion 则是我目前找到的解法，它为我构建了一个清晰的班次时刻表，**让每个想法和任务都有了明确的轨道、站点和到达时间，不再混乱地相互碰撞抢道**，而是井然有序地按计划运行。

它不是唯一选择，也并非适合所有人，这个系统也不能赋予我超能力，只是让我可以把那些繁重的记忆、整理和调度工作交给外部系统来承担，它让我终于能将注意力留给真正重要的事：深度思考一个问题，创造有价值的作品，或者与家人共度一场不必反复确认行程的旅行，那些内在的秩序，最终会以外在的平静与自由作为奖赏。

这些年来我也看到了太多读者满怀热情地开始尝试 Notion，最终却迷失在复杂的数据库关联和函数里面。也看到很多人兴冲冲地下载模板，但又因为难度实在太高，在搞懂到底该怎么用之前就已经消磨光了耐心。

所以我觉得合理的上手路径应该是由简入深的，盲目展示 Notion 的复杂度是不可取的，生造需求是舍近求远的，**真正有效的模板应该既能够解决实际痛点，又易于理解和操作**。 因此在两年前写下 Notion 课程专栏的第一篇文章开始，我就一直在思考如何找到一个更优、更快的解法，FLO.W 思流模板就是我现在给出的答案。

它是我所有试错、所有思考、所有「原来应该这样做才对」的恍然大悟的集合。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图40](https://media.21makes.com/legacy/e7/e707a02b7fc7754821466fc289a0ccffc38eeb12bc27d4de97af45988517e6b3.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图40")

与一些纷繁复杂的 Notion 模板不同，FLO.W 系统不会在模板中预设你的目标，不会刻意规划你的路线，更不会代替你决策人生。因为每个人的需求和想法千差万别，那些看似有用的人生目标模块，往往在激起三分钟的涟漪后，只能剩下半途而废的心理负担。

我的目标很简单：提供一个可靠的行动框架，就像一辆高性能电车，虽然有强劲的引擎和灵活的轮子，但方向盘如何转动、驶向何方，始终由你自己决定。这样你才能真正掌握自己的工作与生活节奏，而不是被模板所束缚。

如果说 [Notion 课程专栏](https://sspai.com/series/303/list) 是我作为一名「建筑师」，向你分享的建筑学原理、结构设计思路、以及具体施工方法，那么「FLO.W 思流」模板就是我基于这些思考，为你搭建好的一座可以拎包入住的精装房。**我已经为你处理好了所有最复杂、最枯燥的底层工程**，完成了那些会耗费掉新手 90% 热情的数据库关联和函数编写。

它拥有：

-   坚固的地基：精心设计的数据库
-   合理的动线：三层信息过滤系统
-   完善水电网：预设的关联、公式、筛选器和按钮

你可以直接拎包入住，它的基础功能已经足够强大，能解决你 80% 的日常问题，让你从混乱中解脱；你可以把它当成一个可拆解的乐高模型、学习、理解其中构造和联动的方法原理，从而真正掌握 Notion 的建筑原理。更重要的是，你可以在这个模板的基础上，进行你独一无二的软装——添加、删减模块、设计个性流程，直到把它变成独属于你自己的生产力引擎。

模板也已经标配完整的图文视频手册，每一个细节用法已经为你拆解到位，无需折腾，开箱即用。

![深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图41](https://media.21makes.com/legacy/06/06003e6e9004e25b40a6ba350a023a122ee3f97909f6f41f4b73728a9c61f6f7.png "深度使用 Notion 七年，这是我的经验、技巧与建议插图41")

希望《FLO.W 思流》能帮你节省下数百小时的探索时间，让你从一开始就能享受到使用 Notion 的便利和乐趣，能够在这混乱、充满不确定性的世界里，为自己争取一点内心的秩序、平静与自由。

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